COLLEGAMENTI TRA FILE
Quando c’è bisogno di riferirsi a
celle che si trovano in altri file, la sintassi è molto più
complessa di quella vista per i collegamenti tra fogli. Si devono indicare
le seguenti informazioni:
- Nome del file di origine;
- Percorso completo del file: nome della directory in cui si trova
il file, per esempio C:\DOCUMENTI;
- Nome del foglio di lavoro;
- Riferimento alle celle.
La sintassi è la seguente:
='PERCORSO\DIRECTORY\[FILE.xls]FOGLIO'!RIFERIMENTOCELLE
Per esempio: ='C:\Documenti\[Cartel1.xls]Foglio3'!$B$1
Dovendo scrivere le formule con questa sintassi, diverrebbero più
lunghe e più complesse, si preferisce, quindi, non scrivere a
mano tali formule, ma fare quanto segue:
- Creare il collegamento con le celle del file
origine, nelle celle del foglio che dovrà contenere la formula;
- Scrivere la formula utilizzando i nomi delle celle che contengono
i collegamenti.
Con questo sistema le formule sono scritte come
tutte le altre.
I collegamenti servono per “copiare” i valori contenuti nelle celle
di altri file, nel foglio di lavoro corrente.
Per capire quanto detto conviene provare i collegamenti con un esempio.
ESEMPIO.
Aprire un nuovo file. Nel Foglio1 copiare la tabella visualizzata nella
figura 13.03. Nella cella B10 si deve calcolare il totale utilizzando
la SOMMA AUTOMATICA.
FIG. 13.03
Salvare il file nella cartella DOCUMENTI con il
nome ACQUISTI (capitolo 7).
Aprire un nuovo file, nel Foglio1 copiare la tabella visualizzata nella
figura 13.04. Nella cella B7 si deve calcolare il totale utilizzando
la SOMMA AUTOMATICA.
FIG. 13.04
Salvare il file nella cartella DOCUMENTI con il
nome VENDITE.
Aprire un nuovo file. Si vuole calcolare l’utile o la perdita dell’anno
2010.
Scrivere “TOTALE VENDITE” nella cella A1 e “TOTALE ACQUISTI” nella cella
A2. Scrivere “UTILE” nella cella A3, come mostrato nella figura 13.05.
FIG. 13.05
Salvare il file nella cartella DOCUMENTI con il
nome UTILE.
C’è bisogno del totale delle vendite e del totale degli acquisti.
Nella barra delle applicazioni, in basso vicino al pulsante START, fare
un clic sul pulsante con il nome VENDITE. Rendere attiva la cella B7,
che contiene il totale e fare un clic sul pulsante COPIA, nella barra
degli strumenti.
Fare un clic nel pulsante UTILE nella barra delle applicazioni, selezionare
la cella B1, aprire il menu MODIFICA e fare un clic sul comando INCOLLA
SPECIALE. Si apre la finestra visualizzata nella figura 13.06.
fig. 13.06
Fare un clic sul pulsante INCOLLA COLLEGAMENTO,
evidenziato con un rettangolo rosso. Il risultato che si ottiene è
visualizzato nella figura 13.07.
FIG. 13.07
Nella barra della formula, della cella B1, si legge:
=[vendite.xls]Foglio1!$B$7
Questo è il collegamento che si sarebbe dovuto scrivere a mano,
se non fossero stati utilizzati INCOLLA SPECIALE – INCOLLA COLLEGAMENTO.
Nella barra delle applicazioni fare un clic sul pulsante con il nome
ACQUISTI, rendere attiva la cella B10, che contiene il totale e fare
un clic sul pulsante COPIA, nella barra degli strumenti. Fare un clic
nel pulsante UTILE nella barra delle applicazioni, selezionare la cella
B2, aprire il menu MODIFICA e fare un clic sul comando INCOLLA SPECIALE.
Fare un clic sul pulsante INCOLLA COLLEGAMENTO. il risultato è
mostrato nella figura 13.08.
FIG. 13.08
Nella cella B3 scrivere la seguente formula:
= B1 - B2
Si ottiene l’utile, come mostrato nella figura
13.09.
FIG. 13.09
Per utilizzare i collegamenti si deve considerare
quanto segue:
- I file di origine, cioè quelli che contengono
i valori che interessano, devono essere salvati su disco, altrimenti
Excel non può creare i collegamenti;
- Il file di destinazione non deve necessariamente essere salvato su
disco;
- È meglio aprire tutti i file coinvolti prima di iniziare i
collegamenti.
Perché si utilizza il comando INCOLLA COLLEGAMENTO
e non semplicemente il comando INCOLLA?
Il comando INCOLLA copia il valore contenuto in una cella. Quando la
cella di origine è modificata, la cella di destinazione rimane
con il valore vecchio, quello che era stato copiato.
Il comando INCOLLA COLLEGAMENTO non copia il valore contenuto in una
cella, ma fa un collegamento con la cella di origine. Quando è
modificata la cella di origine, automaticamente anche nella cella destinazione
sono riportati i nuovi valori.
ESEMPIO.
Fare un clic sul pulsante VENDITE nella barra delle applicazioni. Modificare
i valori delle vendite come mostrato nella figura 13.10.
FIG. 13.10
Fare clic sul pulsante UTILE nella barra delle
applicazioni, automaticamente è stato modificato il valore contenuto
nella cella B1 e, in conseguenza a ciò, anche l’utile.
Quando si modificano i file di origine, automaticamente il programma
riporta i valori aggiornati anche nel file destinazione, questo è
lo scopo dei collegamenti.
Selezionare la cella B2. Nella barra della formula
si legge la formula per il collegamento:
= [ACQUISTI.xls] Foglio1!$B$10
Manca il percorso del file, cioè il nome
della directory che contiene il file. Questo succede perché tutti
i file coinvolti sono aperti, appena saranno chiusi i file di origine,
la sintassi apparirà completa.
ESEMPIO.
Fare un clic sul pulsante ACQUISTI nella barra delle applicazioni. Eseguire
il comando CHIUDI all’interno del menu FILE, se Excel chiede di salvare
le modifiche rispondere con SI.
Fare un clic sul pulsante VENDITE nella barra delle applicazioni. Eseguire
il comando CHIUDI all’interno del menu FILE, se Excel chiede di salvare
le modifiche rispondere con SI.
Fare un clic sul pulsante UTILE nella barra delle applicazioni. Rendere
attiva la cella B2. Nella barra della formula si legge la formula per
il collegamento:
= 'C:\Documenti\[ACQUISTI.xls]Foglio1'!$B$10
Questa è la formula completa da scrivere
manualmente, se non si desidera utilizzare il comando INCOLLA SPECIALE.
Utilizzando il comando INCOLLA al posto di INCOLLA
COLLEGAMENTO, i valori non vengono mai aggiornati. Provare per esercizio
a ripetere l’esempio precedente, dall’inizio, sostituendo il comando
INCOLLA COLLEGAMENTO con il comando INCOLLA. |