Considereremo la procedura meno veloce, ma più semplice.
Aprire il file BOTTEGA GIALLA e lanciare il comando STRUMENTI – STAMPA
UNIONE (si deve allargare la lista di comandi), figura 01.
FIG. 01
Si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura 02.
FIG. 02
La finestra è divisa in 3 fasi, necessarie per arrivare alla
fine della procedura. La prima fase è attiva, il pulsante è
in nero, le altre sono inattive, i pulsanti sono in grigio. Fino a che
non si completa la fase precedente, è impossibile utilizzare
la fase successiva.
In qualsiasi momento, se si esce dalla procedura e ci si perde, è
sufficiente utilizzare il comando STRUMENTI – STAMPA UNIONE e si ritorna
esattamente nel punto in cui si era usciti, senza dover rifare tutto.
La prima fase si chiama “Documento principale” e serve per creare
il documento da spedire. Nel nostro caso il documento è già
stato creato, quindi si dovrà semplicemente selezionarlo.
Fare un clic sul pulsante CREA della fase 1, si apre una lista, visualizzata
nella figura 03.
FIG. 03
Si tratta dei possibili tipi di documento che possono essere utilizzati
per la stampa unione, fare un clic sopra “Lettere tipo”. Per utilizzare
uno qualsiasi degli altri tipi si procede nello stesso modo, cambia
solo ciò che viene stampato.
Viene visualizzata la finestra di dialogo rappresentata nella figura
04.
FIG. 04
Quello che viene chiesto, in parole più semplici, è se
si intende creare una lettera nuova, corrispondente al pulsante “Nuovo
documento”, oppure se si intende utilizzare il documento aperto
(BOTTEGA GIALLA), corrispondente al pulsante “Finestra attiva”.
Fare un clic sul pulsante “Finestra attiva”, si ritorna alla
finestra di dialogo “Stampa unione”, in cui si è attivata la
fase 2, figura 05.
FIG. 05
Nella fase 1 si è aggiunto un pulsante, “Modifica”, che
serve per eventuali modifiche alla lettera tipo. Non è necessario
utilizzare questo pulsante, in quanto la nostra lettera è già
pronta.
Per verificare cosa succede, fare un clic sul pulsante “Modifica”, nella
fase 1, si apre una lista, nella quale compare solo il nome del file
BOTTEGA GIALLA, fare un clic sopra il nome del file.
FIG. 06
Si ritorna a lavorare con il documento BOTTEGA GIALLA. Per continuare
la stampa unione, si deve utilizzare il comando STRUMENTI – STAMPA UNIONE,
si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura 05, esattamente
come era stata lasciata, cioè con la fase 2 attiva.
La fase 2 consiste nello scegliere il file contenente gli indirizzi
(potrebbero esserci più elenchi pronti, con funzioni diverse),
che viene chiamato ORIGINE DATI.
Fare un clic sul pulsante “Dati”, si apre la lista visualizzata
nella figura 07.
FIG. 07
“Crea origine dati”: per creare un file contenente l’elenco
degli indirizzi utilizzando una procedura guidata (per niente intuitiva),
nel caso non si sappia creare una tabella in Word.
“Apri origine dati”: per segnalare il nome del file contenente
gli indirizzi. Qualora si trattasse di file non creati con Word,
è necessario aprire i file prima di iniziare la procedura di
stampa unione.
Gli altri comandi sono praticamente inutilizzati.
Fare un clic su “Apri origine dati”, si apre la finestra di dialogo
“Apri”, nella quale si deve indicare la cartella e il nome del file
contenente gli indirizzi. Aprire il file INDIRIZZI, viene visualizzato
il messaggio rappresentato nella figura 08.
FIG. 08
È importante capire cosa dice la finestra, perché si
tratta dell’unica fase che non è trattata come tale del programma.
La situazione attuale è la seguente: BOTTEGA GIALLA è
il file lettera tipo, INDIRIZZI è il file origine dati, la fase
3 consiste nel mettere insieme i due file, cioè creare una lettera
per ogni record (riga) della tabella. Il problema del programma è
che non sa dove devono essere scritti gli indirizzi nella lettera tipo.
La finestra, in termini più semplici, chiede di indicare a Word
il punto in cui inserire gli indirizzi nella lettera (busta o etichetta).
Fare un clic sul pulsante “Modifica documento principale”, si
ritorna al file BOTTEGA GIALLA. È stata aggiunta alla finestra
del file la barra degli strumenti “Stampa unione”, visualizzata nella
figura 09.
FIG. 09
Di tutti gli strumenti disponibili nella barra, sarà utilizzato
solo il primo comando: “Inserisci campo unione”.
Si deve indicare al programma i punti in cui inserire i dati del file
elenco (gli indirizzi), per fare questo si devono inserire i nomi delle
colonne della tabella, i campi, nelle posizioni in cui poi dovranno
essere stampati gli indirizzi dei destinatari. Non è possibile
scrivere i nomi dei campi a mano, altrimenti verrebbero stampati tali
e quali, si deve utilizzare il pulsante “Inserisci campo unione”, che
mette un codice “speciale” del programma. Questo codice, nel momento
in cui si dirà di completare l’unione, verrà sostituito
dalle righe della tabella, inserendo i dati relativi al nome di campo
utilizzato.
Selezionare la parola “Titolo”, come visualizzato nella figura 10.
FIG. 10
Fare un clic sul pulsante “Inserisci campo unione”, si apre la lista
dei campi del file INDIRIZZI (la lista contiene i nomi delle colonne),
figura 11.
FIG. 11
Posizionare il puntatore del mouse in corrispondenza di “TITOLO”, la
scritta diventa blu e fare un clic. Nel documento, il testo “Titolo”
viene sostituito con il campo titolo, figura 12.
FIG. 12
Il campo titolo è contornato da una selezione grigia, questa
indica che non si tratta di testo semplice, ma di un campo. Al momento
dell’unione, il campo titolo verrà sostituito dal testo contenuto
nella colonna Titolo della tabella.
Il campo può essere formattato o cancellato come qualsiasi altro
testo.
Selezionare “Cognome”, come visualizzato nella figura 13.
FIG. 13
Fare un clic sul pulsante “Inserisci campo unione”, si apre la lista
dei nomi dei campi, posizionare il puntatore del mouse sopra COGNOME
e fare un clic, il risultato si vede nella figura 14.
FIG. 14
Selezionare il testo “Nome”, come visualizzato nella figura 15.
FIG. 15
Fare un clic sul pulsante “Inserisci campo unione”, si apre la lista
dei campi, posizionare il puntatore del mouse sopra NOME e fare un clic,
il risultato si vede nella figura 16.
FIG. 16
Selezionare il testo “indirizzo”, fare un clic sul pulsante “Inserisci
campo unione”, si apre la lista dei campi, posizionare il puntatore
del mouse sopra INDIRIZZO e fare un clic, il risultato si vede nella
figura 17.
FIG. 17
Selezionare il testo “Cap.”, fare un clic sul pulsante “Inserisci campo
unione”, si apre la lista dei campi, posizionare il puntatore del mouse
sopra CAP e fare un clic. Selezionare il testo “Città”, fare
un clic sul pulsante “Inserisci campo unione”, si apre la lista dei
campi, posizionare il puntatore del mouse sopra CITTA e fare un clic,
il risultato si vede nella figura 18.
FIG. 18
Selezionare il testo “Cognome”, che si trova subito dopo la scritta
“Gentile cliente, come visualizzato nella figura 19.
FIG. 19
Fare un clic sul pulsante “Inserisci campo unione”, si apre la lista
dei nomi dei campi, posizionare il puntatore del mouse sopra COGNOME
e fare un clic, il risultato si vede nella figura 20.
FIG. 20
Selezionare il testo “nome”, fare un clic sul pulsante “Inserisci campo
unione”, si apre la lista dei campi, posizionare il puntatore del mouse
sopra NOME e fare un clic, il risultato si vede nella figura 21.
FIG. 21
L’unica cosa da notare sono gli spazi tra i campi COGNOME e nome e
tra CAP e CITTA. Se mancassero gli spazi, gli indirizzi verrebbero stampati,
a loro volta, senza spazi, per esempio:
dott.
RossiMario
Via Roma, 5
31100Treviso
Non è obbligatorio inserire tutti i campi della tabella, si
possono scegliere, di volta in volta, quelli che servono.
Dopo aver inserito tutti i campi necessari, si deve ritornare alla finestra
stampa unione, per completare la terza fase. Eseguire il comando STRUMENTI
– STAMPA UNIONE, si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura
22, con la terza fase attiva.
FIG. 22
Per completare l’unione si utilizza il pulsante “Unisci”.
Fare un clic sul pulsante “Unisci”, si apre la finestra visualizzata
nella figura 23.
FIG. 23
Fare un clic sul pulsante UNISCI, viene creato un nuovo file, Lettere
tipo 1, composto da tante pagine. In ogni pagina si trova la lettera
con un indirizzo diverso, in totale ci sono tante pagine quante sono
le righe della tabella (utilizzando il file indirizzi si trovano 396
pagine).
Conviene controllare il file lettere tipo, con l’anteprima di stampa,
prima di procedere con la stampa del documento.
Alla fine si devono chiudere tutti i file, utilizzando il pulsante chiudi
(la X in alto a destra, sulla barra del titolo). Word chiede, per ogni
file chiuso, di salvare le modifiche. È già stato detto
che non si deve salvare il file BOTTEGA GIALLA, è stato salvato
prima della stampa unione. Non si deve salvare nemmeno il file Lettere
tipo 1, in quanto contiene informazioni inutili, sono presenti in altri
file. Qualora servisse nuovamente il file lettere tipo 1, si dovrebbe
rifare la stampa unione, questo permette di risparmiare molta memoria
sull’hard disk.
L’unico file che deve essere salvato, se non è stato fatto in
precedenza, è il file INDIRIZZI, perché contiene gli indirizzi
che possono essere utilizzati per altre stampe unione.
