È sicuramente successo a tutti di ricevere una lettera di pubblicità
da parte di un’azienda, contenente “offerte strepitose” oppure “favolosi
premi”. La stessa lettera è inviata a migliaia di persone, l’unica
differenza tra una pagina ed un’altra è l’indirizzo del destinatario.
La STAMPA UNIONE si occupa di questo problema, non della pubblicità,
ma di spedire lo stesso documento a persone diverse.
Servono almeno due file: uno contiene la lettera da spedire, l’altro
contiene gli indirizzi dei destinatari. Se la lettera è sostituita
da una busta oppure da fogli contenenti etichette, non cambia il principio
della stampa unione, cioè si lavora nello stesso modo. La lettera
deve essere preparata con Word, si tratta di un semplice documento,
come tutti gli altri. Il file contenente gli indirizzi può essere
creato con Word, ma, se conosciuto, è possibile utilizzare un
qualsiasi altro programma per creare elenchi o archivi, per esempio
Excel o Access.
La stampa unione inizia dopo la creazione dei file appena descritti,
consiste nel mettere insieme gli indirizzi con la lettera (busta o etichetta),
si dice unione dei file.
Purtroppo il procedimento è lungo e laborioso.
Si utilizzerà un esempio che comprende l’intero capitolo per
insegnare questa procedura.