INTRODUZIONE
Ogni volta che si apre un nuovo documento di Word, questo si presenta
sotto la forma di foglio A4, con i margini di 2 cm (quello superiore
è di 2,5), il carattere “Times new roman” e tutte le altre caratteristiche
predefinite. Per fornire ogni volta lo stesso foglio, con le stesse
impostazioni, il programma utilizza un file che si chiama Normal.dot.
Ci sono, in Word, un insieme di file con estensione .dot che sono definiti
MODELLI (la t finale sta per Template, che significa modello),
si differenziano dai normali DOCUMENTI, che invece hanno l’estensione
.doc.
Il modello principale, Normal.dot, è utilizzato dal programma
per fornire sempre le stesse impostazioni iniziali, quando si apre un
nuovo file, si apre in realtà il modello normale, solo che Word
modifica l’estensione, passa cioè da .dot a .doc (l’estensione
con cui si salvano i documenti). Cambiando l’estensione, il programma
assicura che sia “impossibile” modificare il modello originale, infatti
qualsiasi modifica venga effettuata, al momento di salvare il file viene
utilizzata l’estensione .doc. Anche scegliendo per il nuovo file il
nome Normal, questo avrebbe un nome diverso da quello originale (normal.doc
è diverso da Normal.dot).
Il modello Normale non è l’unico modello del programma, ma gli
altri non sono molto utili. È invece utile imparare a creare
nuovi modelli, perché questi portano dei vantaggi nel lavoro
di tutti i giorni, l’esempio seguente spiega cerca di spiegare i vantaggi
dei modelli.
ESEMPIO.
Si supponga di scrivere continuamente lettere commerciali con l’indirizzo
della ditta come Intestazione. Ogni volta che serve una nuova lettera
si deve aprire un nuovo file e scrivere, oltre al testo della lettera,
l’indirizzo della ditta, che è già stato digitato molte
volte in altri file. Le alternative alla digitazione, peraltro scomode,
sono i comandi COPIA e INCOLLA, oppure utilizzare sempre lo stesso documento,
ricordandosi di salvarlo con un altro nome. Utilizzare un documento
già pronto con l’indirizzo sarebbe una buona soluzione, se non
fosse per il fatto che un qualsiasi utente potrebbe fare un errore (cancellare
l’indirizzo o modificare il numero di telefono) e salvare il file con
lo stesso nome, tutti gli altri utenti ritroverebbero l’errore.
Se invece si crea un modello contenente l’indirizzo, chiunque potrebbe
aprire il modello. Quando si crea un nuovo file basato su un modello,
il file è aperto come documento, cioè con l’estensione
.doc, per cui è “impossibile” che un utente riesca a modificare
il modello originale. Tutti possono aprire il modello e salvare il file
come documento, con qualsiasi nome, senza mai modificare l’originale.
Un modello può contenere qualsiasi cosa contenga un documento,
tutti i comandi visti nel manuale valgono, tali e quali, anche per i
modelli. È possibile preparare modelli predisposti di qualsiasi
tipo: lettere, fax, curriculum, volantini, ecc.