Ogni volta che si apre un nuovo documento di Word, questo si presenta sotto la forma di foglio A4, con i margini di 2 cm (quello superiore è di 2,5), il carattere “Times new roman” e tutte le altre caratteristiche predefinite. Per fornire ogni volta lo stesso foglio, con le stesse impostazioni, il programma utilizza un file che si chiama Normal.dot. Ci sono, in Word, un insieme di file con estensione .dot che sono definiti MODELLI (la t finale sta per Template, che significa modello), si differenziano dai normali DOCUMENTI, che invece hanno l’estensione .doc.
Il modello principale, Normal.dot, è utilizzato dal programma per fornire sempre le stesse impostazioni iniziali, quando si apre un nuovo file, si apre in realtà il modello normale, solo che Word modifica l’estensione, passa cioè da .dot a .doc (l’estensione con cui si salvano i documenti). Cambiando l’estensione, il programma assicura che sia “impossibile” modificare il modello originale, infatti qualsiasi modifica venga effettuata, al momento di salvare il file viene utilizzata l’estensione .doc. Anche scegliendo per il nuovo file il nome Normal, questo avrebbe un nome diverso da quello originale (normal.doc è diverso da Normal.dot).
Il modello Normale non è l’unico modello del programma, ma gli altri non sono molto utili. È invece utile imparare a creare nuovi modelli, perché questi portano dei vantaggi nel lavoro di tutti i giorni, l’esempio seguente spiega cerca di spiegare i vantaggi dei modelli.

ESEMPIO.
Si supponga di scrivere continuamente lettere commerciali con l’indirizzo della ditta come Intestazione. Ogni volta che serve una nuova lettera si deve aprire un nuovo file e scrivere, oltre al testo della lettera, l’indirizzo della ditta, che è già stato digitato molte volte in altri file. Le alternative alla digitazione, peraltro scomode, sono i comandi COPIA e INCOLLA, oppure utilizzare sempre lo stesso documento, ricordandosi di salvarlo con un altro nome. Utilizzare un documento già pronto con l’indirizzo sarebbe una buona soluzione, se non fosse per il fatto che un qualsiasi utente potrebbe fare un errore (cancellare l’indirizzo o modificare il numero di telefono) e salvare il file con lo stesso nome, tutti gli altri utenti ritroverebbero l’errore.
Se invece si crea un modello contenente l’indirizzo, chiunque potrebbe aprire il modello. Quando si crea un nuovo file basato su un modello, il file è aperto come documento, cioè con l’estensione .doc, per cui è “impossibile” che un utente riesca a modificare il modello originale. Tutti possono aprire il modello e salvare il file come documento, con qualsiasi nome, senza mai modificare l’originale.

Un modello può contenere qualsiasi cosa contenga un documento, tutti i comandi visti nel manuale valgono, tali e quali, anche per i modelli. È possibile preparare modelli predisposti di qualsiasi tipo: lettere, fax, curriculum, volantini, ecc.