ESEMPIO. Autocomposizione.
Allegato a questo capitolo trovate un file di Excel contenente una tabella
di 125 righe, pivot.xls, che sarà
utilizzato nel seguito del capitolo. Se non siete in grado di aprire
il file, ritornate ai primi capitoli del manuale.
Aprire il file pivot.xls e analizzare la tabella. La tabella è
troppo lunga per poter stabilire qual è il prodotto più
venduto, quale la categoria migliore o per fare qualsiasi altro tipo
di analisi. Lo scopo delle tabelle pivot è proprio quello di
fare analisi in tabelle di grandi dimensioni.
Selezionare l’intera tabella; per comodità è stato dato
un nome alla tabella, cosicché è possibile selezionarla
attraverso la casella del nome: pivot, figura 19.01.
FIG. 19.01
Dopo aver selezionato la tabella, lanciare il comando DATI – RAPPORTO
TABELLA PIVOT, si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura
19.02.
FIG. 19.02
Nella parte superiore si deve indicare dove si trova la tabella di
partenza, di solito “Elenco o database Microsoft Excel”, valore di default.
Nella parte inferiore si deve indicare se si intende creare una tabella
riassuntiva, “Tabella pivot” valore predefinito, o un grafico riassuntivo.
Lasciare impostati i valori di default e fare un clic sul pulsante AVANTI,
si apre la seconda finestra della creazione guidata, figura 19.03.
FIG. 19.03
In questo passaggio si devono indicare le celle della tabella di partenza,
che nel nostro caso sono state selezionate all’inizio, quindi è
sufficiente fare un clic sul pulsante AVANTI, si apre la terza finestra
dell’autocomposizione, figura 19.04.
FIG. 19.04
In questa fase si deve scegliere se creare la tabella pivot in un nuovo
foglio di lavoro o nel foglio corrente. Di solito si preferisce un nuovo
foglio di lavoro.
Fare un clic sul pulsante FINE, viene creato un nuovo foglio di lavoro,
diverso dagli altri, figura 19.05.
FIG. 19.05
Questo foglio di lavoro non è la tabella pivot, ma è
lo schema che serve per crearla. Si devono trascinare i nomi dei campi
negli appositi spazi.
Portare il puntatore del mouse sopra la barra degli strumenti “Tabella
pivot”, in corrispondenza del nome LINEA. Premere e tenere premuto il
pulsante sinistro del mouse e trascinare LINEA all’interno dell’area
“Rilasciare qui i campi riga”. Mollare il pulsante sinistro del mouse,
si vedrà il nome LINEA scritto all’interno dell’area utilizzata.
Con lo stesso sistema, trascinare il campo PRODOTTO dalla barra degli
strumenti nell’area denominata “Rilasciare qui i campi colonna”.
Trascinare il campo VENDITE all’interno dell’area “Rilasciare qui dati”.
Il risultato è visibile nella figura 19.06.
FIG. 19.06
Quello che si è ottenuto è il riassunto della tabella
iniziale. Nella tabella pivot è molto più semplice analizzare
i dati.
È possibile trascinare più campi in ogni area del foglio,
con una sola limitazione: nell’area “Rilasciare qui i dati” si devono
trascinare solo campi che contengono valori numerici.
Provare a mettere sulle righe i campi LINEA e REGIONE, sulle colonne
i campi PRODOTTO e DATA e nell’area dati i campi VENDITE e UNITÀ.
Il risultato che si ottiene è una tabella pivot di grandi dimensioni
e di difficile lettura.
Le tabelle pivot sono “riassunti”, quindi se si utilizzano troppi dati
sulle tabelle pivot, non si riesce ad ottenere lo scopo per cui sono
state create.
È possibile aggiungere e togliere i campi dalla tabella pivot
semplicemente trascinando i nomi dei campi nelle varie aree, per aggiungerli,
o fuori dalla tabella, per toglierli.
È possibile spostare un campo dalle righe nelle colonne, o viceversa,
semplicemente trascinando il nome del campo.
Provare ad aggiungere, togliere o spostare i campi nella tabella pivot.
ESEMPIO. Pagina.
Rendere attivo il foglio 1, sul quale si trova la tabella di partenza.
Selezionare la tabella e lanciare il comando DATI – RAPPORTO TABELLA
PIVOT, si apre la prima finestra della creazione guidata, figura 19.02.
Fare un clic sul pulsante AVANTI, si apre la seconda finestra di dialogo,
figura 19.03. Fare un clic sul pulsante AVANTI, viene visualizzato il
messaggio della figura 19.07.
FIG. 19.07
In termini più semplici questo messaggio dice che è possibile
creare la nuova tabella pivot basandosi su quella vecchia, anziché
sulla tabella iniziale. Con questo sistema si risparmia memoria. Il
motivo per cui si può volere creare una tabella pivot su una
precedente è che anche la tabella pivot, se contiene molti dati,
è troppo grande. Praticamente è come fare il riassunto
del riassunto.
Per l’esempio si intende creare una tabella pivot completamente nuova,
quindi fare un clic sul pulsante NO, si apre la finestra di dialogo
del passaggio 3, figura 19.04.
In questo esempio si vedrà un modo alternativo per creare le
tabelle pivot, che corrisponde a quello delle precedenti versioni di
Excel (versione 1997) e che secondo me è più semplice.
Fare un clic sul pulsante LAYOUT, si apre la finestra di dialogo visualizzata
nella figura 19.08.
FIG. 19.08
In alto ci sono le spiegazioni (“come sempre molto chiare”) del programma.
Nella parte inferiore c’è la stessa struttura del foglio tabella
pivot, visto prima. In questa finestra dovrebbe essere più semplice
trascinare i campi, utilizzando i pulsanti sulla destra, nelle aree
corrispondenti. Sistemare PRODOTTO su RIGA, LINEA su COLONNA, VENDITE
su DATI e REGIONE su PAGINA. L’area pagina serve per creare quelle che
vengono chiamate tabelle tridimensionali, ma sarebbe meglio dire più
tabelle una sopra l’altra.
Fare un clic sul pulsante OK, si ritorna all’ultimo passaggio della
creazione guidata e un clic sul pulsante FINE. Verrà creato un
nuovo foglio di lavoro con la tabella pivot già costruita, figura
19.09.
FIG. 19.09
Vicino al campo REGIONE c’è la scritta “(Tutto)” con una tendina,
aprire la tendina e nella lista si trovano i nomi delle regioni da visualizzare
(i nomi sono presi dai valori del campo REGIONE nella tabella iniziale),
figura 19.10.
FIG. 19.10
Facendo un clic su ogni nome, verrà visualizzata la stessa tabella
pivot che riassume i dati solo di quella regione. È come se ci
fossero più fogli con le varie tabelle già preparate e,
uno alla volta, li si portasse in primo piano.
Come si è detto all’inizio del capitolo, modificando i valori
della tabella iniziale non si cambiano anche i valori della tabella
pivot. Le tabelle pivot sono una “fotografia” di una situazione in una
certa data. Quindi, per aggiornare i dati della tabella pivot si deve
utilizzare il pulsante della barra degli strumenti PIVOT che è
rappresentato da un punto esclamativo rosso, si chiama AGGIORNA.
