ELENCHI DI EXCEL

I database di Excel sono chiamati elenchi, in realtà non si tratta di vere e proprie basi di dati, ma si deve ridurre il concetto. Un ELENCO è una tabella che rappresenta un oggetto, divisa in righe e colonne. Nella prima riga sono scritti i titoli delle colonne, di solito in grassetto: i CAMPI. Ogni riga contiene un elemento dell’elenco, per esempio una persona, un libro, un CD, ecc. (in realtà contiene i dati dell’elemento): RECORD.

ESEMPIO. Elenco indirizzi.
È più semplice capire campi e record con un esempio. Si vuole creare un elenco per gli indirizzi dei soci di un club, visualizzato nella figura 18.01.
 

 
FIG. 18.01
 

I campi sono Tessera, Cognome, Nome, Indirizzo, Città e Telefono. Indicano cosa sarà scritto nelle colonne: sotto il campo Cognome (nella stessa colonna) saranno scritti solo i cognomi delle persone, qualsiasi termine trovato nella colonna sarà interpretato come cognome.
I record sono tutti i dati di una riga, che riguardano una persona. Per esempio il primo record della figura è composto da 123, Rossi, Mario, via Motta, Bari, 132221: rappresentano il socio Rossi Mario. Per sapere qual è il cognome, quale il nome, ecc., si deve guardare nella prima riga il titolo delle colonne: i campi. In questo caso è banale distinguere i dati, ma pensate per esempio di trovare il socio Marco Antonio, come si fa a sapere qual è il cognome? L’unico modo è quello di riferirsi al titolo della colonna.

Il termine database in Excel è inappropriato, in quanto quello che in realtà si può creare con il programma è un elenco, molto più semplice. Nell’ambito di Excel i due termini sono utilizzati come sinonimi, quindi anche in questo manuale saranno utilizzati elenco o database indicando la stessa cosa: elenco. L’importante è aver capito che in excel non si può creare un archivio vero e proprio. Questo non significa che non si deve utilizzare Excel per i database, ma che si deve fare una scelta che comporta vantaggi e svantaggi, discussi qui di seguito.
Si deve innanzitutto individuare cosa si vuole rappresentare, cioè qual è l’archivio che si intende realizzare. In genere, se si tratta di un progetto di grandi dimensioni si può scartare subito Excel e passare ad un DBMS. Si lavora con Excel quando si può ridurre il database ad una sola tabella, oppure quando si necessita di più tabelle senza relazioni tra loro, per esempio una tabella libri e una tabella CD musicali.
Creare un database con un DBMS non è un’operazione semplice e richiede molto tempo: si devono seguire più fasi, chiamate analisi dei requisiti, progettazione e realizzazione. Inoltre i programmi per creare archivi sono molto più complessi di Excel. In genere conviene far creare la base di dati ad una ditta specializzata (software house), cioè a programmatori esperti.
La creazione di un elenco in Excel è semplicissima e immediata: è sufficiente digitare la tabella sul foglio di lavoro, come si fa normalmente; si arrangia il programma ad analizzare la tabella e capire se si tratta di un elenco. Quindi per creare un database in Excel non sono richieste conoscenze avanzate di informatica.
Per creare un database con un DBMS si impiega un tempo che può variare da alcune settimane a diversi mesi, solo dopo la creazione si possono inserire i dati. Per creare un elenco in Excel si impiega il tempo di digitare i dati, da poche ore ad alcuni giorni.
Lo svantaggio di Excel è che non si crea un vero e proprio database, ma si è limitati ad un elenco: cioè un’unica tabella, senza relazioni con altre tabelle e senza la possibilità di effettuare QUERY.