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Manuale
EXCEL2000 |
18.01 | ELENCHI O DATABASE DATABASE |
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INTRODUZIONE
Il termine DATABASE è molto utilizzato, ma spesso in modo
inappropriato; generalmente gli utenti hanno un’idea di base di dati sbagliata:
un database è una tabella nella quale sono inseriti dei dati in
modo organizzato. Questa definizione non è corretta e riduce il
concetto di archivio. In questa introduzione si intende chiarire il concetto
di database in generale, per poi passare al concetto di elenco in Excel.
Una definizione formale è la seguente: una base di dati è
una raccolta di dati permanenti, gestiti da un elaboratore elettronico.
Comprende inoltre, una raccolta di definizioni che descrivono la struttura
dei dati, le restrizioni sui valori ammissibili dei dati (VINCOLI D’INTEGRITA’),
le relazioni esistenti fra gli insiemi e alcune operazioni eseguibili
sui dati.
In parole più semplici un database è composto da molti insiemi
di oggetti, generalmente chiamati tabelle (non un’unica tabella, ma molte
tabelle). Ogni tabella è suddivisa in CAMPI e RECORD,
cioè colonne e righe. Le tabelle non sono separate, ma si dice
che sono in relazione tra loro.
ESEMPIO. Clienti.
Un piccolo database, non completo, per tenere conto dei clienti e degli
ordini da questi effettuati è costituito da due tabelle (due
oggetti distinti): la tabella dei clienti e la tabella degli ordini.
Nella tabella dei clienti sono inseriti tutti i dati riguardanti ogni
cliente, per esempio ragione sociale, partita IVA, indirizzo, telefono,
ecc. Nella tabella degli ordini si tiene conto di tutti gli ordini effettuati,
da ogni cliente, contiene per esempio la data dell’ordine, il numero
della fattura, le merci ordinate, ecc. Le due tabelle non sono completamente
separate, infatti la sola tabella dei clienti non servirebbe come database,
ma solamente come elenco, lista, degli indirizzi. Si dice che le due
tabelle hanno una relazione: un cliente può effettuare molti
ordini, un ordine è effettuato da un solo cliente: relazione
uno a molti. Mettendo in relazione le tabelle è possibile rispondere
alle QUERY, cioè interrogazioni sui dati, per esempio
è possibile sapere quali e quanti sono gli ordini effettuati
dal cliente Rossi, oppure il conto di Bianchi, o anche quale cliente
ha effettuato più ordini, ecc.
Le relazioni tra le tabelle servono quindi per poter fare “domande”
al database e ottenere “risposte”, senza le relazioni non sarebbe possibile.
In Excel non è possibile mettere in relazione le tabelle, perché
Excel non è un database e non è nemmeno un programma per
costruire e gestire basi di dati.
I database prevedono, oltre alle tabelle e relazioni, un insieme di
strumenti per inserire, modificare, cancellare e cercare, stampare,
analizzare i dati, visualizzare i dati su schermo e qualsiasi altra
operazione sia necessaria durante la vita dell’archivio. Il tutto deve
essere costruito attraverso un programma per costruire e gestire un
database, che permette cioè di creare le tabelle, definire le
relazioni, costruire tutti gli strumenti per inserire, cercare, analizzare,
modificare ed eliminare i dati: questi programmi si chiamano gestori
di basi di dati o, utilizzando un termine più tecnico, DBMS (Data
Base Management System). Un DBMS è un sistema centralizzato
o distribuito che consente
a) di definire tabelle e relazioni,
b) di scegliere le strutture dati per la memorizzazione e l’accesso
ai dati,
c) di memorizzare, recuperare e modificare i dati, interattivamente
o da programmi, da utenti autorizzati e rispettando i vincoli definiti
nelle tabelle.
Access è un DBMS, cioè permette di costruire e utilizzare
database, mentre Excel è un “foglio elettronico”, quindi non
è un programma per costruire o gestire basi di dati. In Excel
manca la possibilità di mettere in relazione le tabelle, quindi
non è possibile effettuare QUERY, interrogazioni, sui dati. Anche
creando le due tabelle dei clienti e degli ordini, in Excel queste rimarrebbero
due oggetti separati, non si avrebbe la possibilità di sapere
quanti ordini ha fatto un cliente.
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Manuale EXCEL2000 |
18.01 |
ELENCHI O DATABASE DATABASE |
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