Winword non conosce il significato delle parole, ciononostante è in grado di effettuare due tipi di controlli sul documento: il controllo ortografico e il controllo grammaticale. Per effettuare il controllo ortografico il programma dispone di un dizionario che è un elenco di parole. Ricordiamo che parola per il computer è un insieme di caratteri seguiti da uno spazio. Ogni parola digitata dall’utente viene confrontata con la lista del dizionario, se la parola corrisponde a una della lista è corretta, altrimenti è considerata sbagliata e viene sottolineata in rosso. Può succedere che il dizionario contenga la parola al singolare, ma non quella al plurale.
Il controllo grammaticale è fatto in un modo più difficile da spiegare e da capire, si deve sempre considerare che il computer non conosce il significato. Il controllo grammaticale controlla se le frasi sono costruite correttamente, ha un insieme di regole fisse che paragona alla frase scritta. Non è detto che se il controllo grammaticale rileva un errore, la frase sia per forza scorretta.
Dopo aver scritto un documento, conviene sempre fare sia il controllo ortografico che quello grammaticale, perché sono in grado di rilevare la maggior parte degli errori di digitazione (non tutti). Il primo rileva gli errori parola per parola, il secondo in genere segnala regole grammaticali che possono essere saltate, ma almeno in una occasione è d’aiuto: se si digita due volte la stessa parola, per esempio “casa casa”, il correttore ortografico non rileva errori in quanto entrambe risultano sulla lista del dizionario, mentre il correttore grammaticale rileva la parola ripetuta e la segnala.
Si utilizza il correttore ortografico direttamente scrivendo il testo, infatti le parole considerate scorrette sono segnalate con una sottolineatura rossa. Quando ci si accorge dell’errore è possibile correggerlo utilizzando CANC o BACK SPACE o fare clic con il tasto destro del mouse sopra la parola sottolineata, esce una lista di suggerimenti. I suggerimenti sono forniti non considerando il significato del termine (perché Word non lo conosce), ma cercando nel dizionario parole con caratteri simili. Per esempio i suggerimenti per casa potrebbero essere cassa e caso, che hanno significati completamente diversi ma sono composte da caratteri simili.

ESEMPIO. Tasto destro.
Aprire un nuovo file e digitare il testo, esattamente come è scritto, della figura 01.
 

 
FIG. 01
 

Portare il puntatore del mouse sopra la parola sottolineata in rosso e fare un clic con il tasto destro, si apre una tendina, figura 02.
 

 
FIG. 02
 

Le parole della prima sezione sono i suggerimenti, per utilizzarle si deve fare un clic sopra con il tasto sinistro del mouse.
Nella seconda sezione c’è il comando Ignora tutto che serve per fare in modo che la parola venga considerata corretta nel documento, in modo che non sia più sottolineata. Negli altri documenti verrà ancora considerata sbagliata.
Il comando Aggiungi inserisce la parola nel dizionario, in modo che non venga più considerata sbagliata nel documento e anche in tutti gli altri documenti.
Nell’ultima sezione l’unico comando utile è Lingua, che serve per cambiare la lingua del dizionario, cioè per utilizzare il dizionario e il correttore grammaticale di altre lingue. In Winword 2000 è possibile installare i correttori di italiano, inglese, francese e tedesco, nelle versioni precedenti del programma, invece, era disponibile solo la lingua italiana, le altre dovevano essere acquistate a parte.

Alla fine del documento, per fare un controllo completo, si deve eseguire il comando CONTROLLO ORTOGRAFIA E GRAMMATICA, che si trova nel menu STRUMENTI. Il comando apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura 03.
 

 
FIG. 03
 

I comandi Ignora tutto, Aggiungi, Lingua dizionario e Suggerimenti hanno la stessa funzione vista per il tasto destro.
Il comando Ignora si differenzia da Ignora tutto perché considera la parola corretta solo in quella occorrenza, non nel resto del documento. Per cui, se la parola appare in altre zone del documento sarà nuovamente considerata scorretta.
La casella di testo più in alto mostra un’anteprima dell’errore evidenziando in rosso (correttore ortografico) o in verde (correttore grammaticale) l’errore riscontrato. Per correggere si può accettare uno dei suggerimenti, con un clic sopra, oppure mettere il cursore nella casella dell’anteprima e correggere a mano, come su un normale documento. Per confermare la correzione si utilizza il pulsante Cambia, che corregge l’errore solo in quella occorrenza, non nel resto del documento, oppure Cambia tutto che corregge lo stesso errore in tutto il documento.