SOMMA AUTOMATICA

Al posto di quanto fatto sopra, si può utilizzare la SOMMA AUTOMATICA: una formula predefinita di Excel, che calcola il totale di un intervallo di celle.
Un intervallo di celle è un insieme di celle, definito dal nome della prima cella e dal nome dell’ultima cella. Tra i due nomi devono essere inseriti i due punti “:”, come separatori. Per esempio l’intervallo A1:A7 indica tutte le celle comprese tra la A1 e la A7 (cioè A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7). L’intervallo A1:E1 indica tutte le celle comprese tra la A1 e la E1 (cioè A1, B1, C1, D1, E1). L’intervallo A1:C3 indica tutte le celle comprese tra la A1 e la C3 (cioè A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3).
La somma automatica corrisponde al pulsante sulla barra degli strumenti rappresentato dalla figura 9.20.
 

 
FIG. 9.20
 

Questo strumento non calcola risultati più complessi di quelli dell’esempio precedente, ma permette di ottenere gli stessi risultati in modo più veloce.

ESEMPIO. Rifare tutti i totali dell’esempio precedente utilizzando la somma automatica.
Cancellare dalla tabella tutti i totali (selezionando le celle contenenti le formule e premendo il tasto CANC).
Per il totale del NORD, rendere attiva la cella B6 e premere il pulsante della SOMMA AUTOMATICA. Il risultato è quello che si vede nella figura 9.21.
 

 
FIG. 9.21
 

Si deve premere il tasto INVIO per confermare. In questo caso è fondamentale premere INVIO.
Excel scrive all’interno della cella “=SOMMA(B2:B5)”. Questo significa che deve sommare il contenuto delle celle comprese tra la B2 e la B5.
Come fa Excel a sapere cosa deve sommare? Il programma compie le seguenti operazioni:

1. Guarda il contenuto delle celle sopra quella della formula. Tutte le celle consecutive che contengono dei numeri sono incluse nell’operazione. Excel generalmente lavora per colonna, quindi questa è la scelta predefinita. Celle consecutive significa che non ci devono essere celle vuote nell’intervallo da sommare, altrimenti l’applicazione si ferma alla prima cella vuota.
   
2. Se non c’è almeno una cella contenente un numero, sopra quella della formula, Excel guarda le celle a sinistra. Tutte le celle consecutive che contengono dei numeri vengono incluse nell’operazione.
   
3. Se non ci sono celle contenenti numeri né sopra, né a sinistra, Excel aspetta che si definisca l’intervallo a mano.

Calcolare i totali di CENTRO e di SUD, come fatto per il NORD. Il risultato è riportato nella figura 9.22.
 
 

 
FIG. 9.22
 

Per calcolare le vendite di ROSSI rendere attiva la cella E2 e premere il pulsante SOMMA AUTOMATICA. Excel non trova celle con numeri, sopra la cella E2, quindi guarda a sinistra e considera le celle B2:D2, come si vede nella figura 9.23.
 

 
FIG. 9.23
 

Premere INVIO.
Per calcolare il totale delle vendite di VERDI rendere attiva la cella E3. Premere il pulsante della SOMMA AUTOMATICA. Excel guarda sopra, trova una sola cella che contiene numeri. La somma di una sola cella è banale, quindi guarda a sinistra e considera le celle B3:D3, come si vede nella figura 9.24.
 

 
FIG. 9.24
 

Premere INVIO.
Rendere attiva la cella E4, per calcolare le vendite totali di BIANCHI. Premere il pulsante della SOMMA AUTOMATICA, Excel guarda sopra, trova due celle contenenti numeri (E2:E3) e considera quelle due celle per fare la somma, come si vede nella figura 9.25.
 

 
FIG. 9.25
 

È necessario correggere, cioè calcolare il risultato sulle celle B4:D4. Si deve fare questa operazione prima di premere il tasto INVIO.
Con il mouse selezionare le celle B4, C4 e D4. Il programma sostituisce, all’interno delle parentesi della formula che stava scrivendo, il nome delle celle E2:E3 con B4:D4. Come si vede nella figura 9.26.
 

 
FIG. 9.26
 

A questo punto premere INVIO.
In questa situazione si vede l’importanza del tasto INVIO: infatti se non si preme INVIO, non si chiude la formula. Continuando a fare clic nelle celle del foglio di lavoro, anziché cambiare la cella attiva, si continua a scrivere sempre la stessa formula, finché non si dice a Excel che è finita.
Rendere attiva la cella E5 e premere il pulsante SOMMA AUTOMATICA. Excel guarda sopra, trova tre celle contenenti numeri (E2:E4) e considera quelle tre celle per fare la somma, come si vede nella figura 9.27.
 

 
FIG. 9.27
 

Si deve correggere, cioè calcolare il risultato sulle celle B5:D5. Come prima, con il mouse selezionare le celle B5, C5 e D5. Excel sostituisce, all’interno delle parentesi della formula E2:E4 con B5:D5, come si vede nella figura 9.28.
 

 
FIG. 9.28
 

premere il tasto INVIO, per chiudere la formula.
 

Manca solo il totale generale: rendere attiva la cella E6 e premere il pulsante della SOMMA AUTOMATICA, Excel guarda sopra e considera le celle E2:E5, quindi premere INVIO.

Il comando SOMMA AUTOMATICA rende molto più veloce il calcolo dei totali, rispetto al metodo iniziale (scrivere tutte le operazioni manualmente).
In alcuni casi è possibile anche rendere più veloce la SOMMA AUTOMATICA, con alcune “scorciatoie”.

ESEMPIO. Si vogliono calcolare, contemporaneamente, i totali delle colonne, cioè di NORD, CENTRO e SUD.
Cancellare tutti i totali. Selezionare le celle che dovranno contenere le somme, cioè B6, C6 e D6, come si vede nella figura 9.29.
 

 
FIG. 9.29
 

Premere il pulsante SOMMA AUTOMATICA, Excel calcola automaticamente tutti i totali, come mostrato nella figura 9.30.
 

 
FIG. 9.30
 

Per calcolare i totali sulle righe, selezionare le celle E2:E5, come mostrato nella figura 9.31.
 

 
FIG. 9.31
 

Premere il pulsante SOMMA AUTOMATICA. Excel calcola automaticamente tutti i totali.
Cancellare nuovamente tutti i totali. Selezionare l’intera tabella, più una riga vuota sotto la tabella, più una colonna vuota a destra della tabella. La riga e la colonna vuota servono per memorizzare i risultati. L’area da selezionare è visualizzata nella figura 9.32.
 
 

 
FIG. 9.32
 

Per concludere si deve semplicemente fare un clic sul pulsante SOMMA AUTOMATICA, Excel fa tutto il resto.

È anche possibile scrivere a mano la formula della SOMMA AUTOMATICA. La sintassi è:
=SOMMA(intervallo)
Non si devono commettere errori, né inserire spazi. L’intervallo all’interno delle parentesi deve essere scritto come “nome di cella : nome di cella” (per esempio A1:C4).

ESEMPIO. Rifare tutti i totali della tabella precedente, scrivendo a mano la formula.
Per prima cosa cancellare le somme create in precedenza. Rendere attiva la cella B6 e scrivere la formula per il totale del NORD, in pratica:

=SOMMA(B2:B5)

Provare a scrivere anche tutte le altre formule.
Questo sistema è sicuramente più lento e più difficile di quelli visti prima, ma in alcuni casi può diventare molto utile.