Nella figura 9.11 del sottocapitolo precedente sono visibili, i
3 modi possibili per creare una nuova tabella nell’archivio. Nel corso
del manuale utilizzeremo solo il primo, che è quello standard.
Anche per una sola tabella non conviene utilizzare le creazioni guidate,
perché non è possibile modificare alcune delle caratteristiche
predefinite. Le tabelle che costruiremo nei nostri database sono conseguenza
dell’analisi dei requisiti, quindi si dovrà scegliere ogni singola
caratteristica a mano. Si provi a creare una tabella con l’autocomposizione,
si vedrà che non sempre è possibile modificarne le caratteristiche.
La creazione delle tabelle mediante immissione dei dati funziona nel modo
seguente: si digitano direttamente i record su una tabella predefinita,
Access analizza ciò che inseriamo nella tabella e da questo ricava
i campi, i tipi di dati e tutte le altre caratteristiche. Anche in questo
caso non è possibile apportare modifiche nella struttura della
tabella, in quanto i dati sono già inseriti.
L’unico metodo che si deve utilizzare per creare le tabelle con Access,
se si vuole un archivio costruito con oculatezza, è la creazione
della tabella in visualizzazione struttura. Questo è il metodo
più difficile, ma è l’unico che permette di personalizzare
completamente le tabelle. Si devono indicare i nomi dei campi, per ogni
campo si devono indicare le proprietà e tutte le caratteristiche
necessarie al funzionamento dell’archivio.
ESEMPIO. Creare una tabella di prova.
Aprire Access, creando un nuovo database. Nella finestra di dialogo
database, fare un doppio clic sopra il comando “Creare una tabella in
visualizzazione struttura”, si apre la finestra Struttura tabella, figura
9.12.
FIG. 9.12
La finestra è stata rimpicciolita appositamente per poter visualizzare
tutte le caratteristiche, conviene invece lavorare a tutto schermo.
La finestra struttura è divisa in due parti principali: quella
sopra riguarda il nome dei campi, la parte sottostante, dove c’è
la scritta generale, riguarda le proprietà dei campi.
Nella parte superiore si devono digitare, uno per uno, i nomi di ogni
campo della tabella, seguiti dal tipo di dati e da una eventuale descrizione
(facoltativa, ma utile per spiegare le scelte fatte). Dopo aver inserito
un nome di campo, si dovrebbero scegliere le proprietà di quel
campo, nella parte inferiore.
Fare un clic sulla prima casella, sotto a Nome campo e digitare
Cognome, come mostrato nella finestra 9.13.
FIG. 9.13
Per passare nella colonna Tipo di dati si utilizza il tasto
TAB, a sinistra della tastiera (rappresentato con due frecce in direzione
opposta, vicino alla lettera Q), oppure facendo un clic all’interno
della casella con il mouse. Lasciare Testo (ci occuperemo dei tipi di
dati nel prossimo capitolo), come visualizzato nella figura 9.14.
FIG. 9.14
Come si vede, nella parte inferiore della finestra sono apparse le
proprietà del campo selezionato, cioè quello che stiamo
definendo (ci occuperemo delle proprietà nel capitolo 11).
Si devono compiere le stesse operazioni per tutti i campi che servono
nella tabella. Digitare i valori indicati nella figura 9.15.
FIG. 9.15
Quello che stiamo definendo è lo schema della tabella, cioè
i metadati. Una volta definito lo schema si deve memorizzarlo, utilizzando
il pulsante SALVA nella barra degli strumenti, visualizzato nella figura
9.16. Si tenga presente che il comando salva, in Access, non ha la funzione
standard degli altri programmi, cioè non serve per salvare il
file, l’archivio, ma solo il “nuovo pezzo di struttura creato”, perché
l’archivio è memorizzato automaticamente.
FIG. 9.16
Fare un clic sul pulsante salva, appare la finestra di dialogo visualizzata
nella figura 9.17.
FIG. 9.17
Si deve digitare il nome della tabella. Per i nomi delle tabelle ci
sono alcune convenzioni, non obbligatorie, ma che conviene rispettare
per conformarsi agli altri e per facilitare l’integrazione dei database.
I nomi delle tabelle sono al plurale, per indicare
che contengono un insieme di elementi;
Il nome inizia con una maiuscola, il resto delle
lettere sono minuscole, per esempio Clienti.
Se il nome è composto da più parole,
si evitano gli spazi e si scrivono le iniziali di ogni parola maiuscole,
oppure si sostituiscono gli spazi con l’underscore. Esempi: AttrezziMagazzino,
Attrezzi_magazzino.
Conviene utilizzare nomi corti, in genere sotto
i 10 / 15 caratteri, anche se Access permette nomi più lunghi,
per conformarsi con gli altri DBMS.
In Access, dato che esistono più tipi
di oggetti, si possono incontrare oggetti diversi con lo stesso nome.
Per esempio ci potrebbero essere una tabella, una query, una maschera
e un report con il nome Clienti. Per distinguere e capire subito dal
nome di quale tipo di oggetti si tratta, si usa mettere l’iniziale
dell’oggetto davanti al nome, in maiuscolo. La tabella Clienti si
chiamerà TClienti, la query QClienti, la maschera MClienti
e il report RClienti.
Digitare il nome TProve e fare un clic sul pulsante OK. In genere questo
è sufficiente, ma nel nostro caso si deve ricordare quanto letto nei
capitoli precedenti, cioè che ogni tabella deve avere una chiave primaria,
che noi non abbiamo definito. Per questo motivo appare la finestra di
dialogo della figura 9.18.
FIG. 9.18
Nella finestra si richiede appunto di creare un campo chiave primaria.
Come spiegato nei capitoli precedenti, si deve scegliere sempre la chiave
primaria nelle tabelle, ma in questo esempio non consideriamo tale caratteristica
e facciamo un clic sul pulsante NO. Si chiude la finestra e si ritorna
alla struttura della tabella.
Quando i metadati sono stati memorizzati, si può passare all’inserimento
dei dati.
Ogni oggetto di Access ha almeno due visualizzazioni: la visualizzazione
struttura e la visualizzazione “dati”.
La visualizzazione struttura rappresenta lo schema dell’oggetto,
cioè i metadati.
La visualizzazione dati mostra, appunto, i dati inseriti nel
database, cioè i record.
Per passare da una visualizzazione all’altra, si utilizza un pulsante,
nella barra degli strumenti, visualizzato nella figura 9.19.
FIG. 9.19
Fare un clic sopra il pulsante, si passa alla visualizzazione dati,
che nelle tabelle si chiama foglio dati. Il pulsante cambia forma, diventa
come nella figura 9.20, che serve per passare alla struttura.
FIG. 9.20
Se si fa clic sulla tendina, freccia nera, si apre la lista con tutte
le visualizzazioni possibili, figura 9.21.
FIG. 9.21
Scegliere la visualizzazione foglio dati, mostrata nella figura 9.22
(ridotta per esigenze di spazio).
FIG. 9.22
Questa è proprio la tabella dell’archivio, che contiene i dati
inseriti (per il momento è vuota). La tabella è formata
da più colonne, una per ogni campo definito nella struttura.
In basso della finestra si trova una barra degli strumenti per muoversi
tra i record, cioè tra le righe della tabella (i comandi sono
disabilitati perché la tabella è vuota). I pulsanti con
la freccia e il trattino (per esempio il primo) servono per passare
al primo o all’ultimo record della tabella. I pulsanti con le frecce
singole servono per passare al record successivo e a quello precedente.
Il pulsante con la freccia e l’asterisco serve per inserire un nuovo
record.
Per immettere i dati nell’archivio, è sufficiente digitarli con
la tastiera, per passare da un campo all’altro si utilizza il tasto
TAB.
Provare a inserire Rossi Mario Treviso, fermandosi subito dopo la “o”
di Treviso, senza fare altre operazioni, come mostrato nella figura
9.23.
FIG. 9.23
È fondamentale notare che, vicino al record che si sta digitando,
appare un simbolo a forma di matita, evidenziato in rosso nella figura.
Quel simbolo indica l’inserimento di un record, cioè che l’operazione
corrente è la digitazione dei valori all’interno dei campi. Finché
appare quel simbolo, il record non è memorizzato nella base di
dati, si trova ancora nella memoria RAM. Questa caratteristica è
voluta in tutti i DBMS, per vari motivi (la maggior parte difficili
da capire), tra i quali il più importante è il seguente.
Immaginate di digitare un record, prima di riuscire a completare l’operazione
viene tolta l’erogazione della corrente per qualche minuto (potrebbe
anche succedere che si blocchi Access, Windows o il computer, quanto
si dice vale per ogni situazione di malfunzionamento). Quando si riaccende
il computer, in che situazione si trova la base di dati? Cioè,
il record è memorizzato oppure no? Per evitare situazioni anomale,
il record è perso, si deve inserirlo da capo.
Solo quando un record è stato inserito interamente nella tabella
viene, automaticamente, memorizzato nell’archivio. Questo per garantire
che le righe delle tabelle siano sempre coerenti, cioè abbiano
in ogni occasione piena validità. In Access il record è
automaticamente memorizzato non appena si passa al record successivo,
quando cioè si cambia riga. Per cambiare riga è sufficiente
premere il tasto TAB, nell’ultima cella di un record, oppure fare un
clic, con il puntatore del mouse, sopra un altro record.
Premere il tasto TAB, il cursore passa nella nuova riga, come mostrato
nella figura 9.24.
FIG. 9.24
Il simbolo di matita scompare, al suo posto appare una freccia, evidenziata
in rosso nella figura. Questo significa che il record è stato
memorizzato nell’archivio, cioè nell’hard disk. Quando si chiuderà
la tabella, non sarà necessario salvarla, perché nei database,
i dati vengono memorizzati automaticamente. Solo le modifiche alla struttura
(schema o metadati) devono essere salvate, come visto sopra. Si deve ricordare sempre che, quando si inserisce un elemento nella
base di dati, in un qualsiasi oggetto (non solo nelle tabelle), si deve
sempre completare l’operazione passando al record successivo, in
modo che il simbolo di matita venga sostituito da quello di freccia.
In caso contrario, il record non sarà memorizzato nell’archivio.
Provare a inserire altri record nella tabella, tenendo sotto controllo
il simbolo di matita.
Per chiudere la tabella si deve fare un clic sul pulsante con la X,
come per tutte le finestre di Windows. Non viene chiesto di salvare
i dati, in quanto, come detto più volte, i record sono memorizzati
automaticamente. Questo è il motivo per cui quando si crea
un nuovo file con un DBMS, si deve immettere il nome del file prima
di poterlo aprire: Access deve sapere in quale file e in quale cartella
memorizzare le righe delle tabelle.
Il nome della tabella appare nella finestra database, come mostrato
nella figura 9.25.
FIG. 9.25
Per aprire la tabella è sufficiente fare doppio clic sull’icona,
vicino al nome.
